木部智之著潘小多译的《快速工作法(精)》是一本介绍快速工作法的职场励志书。本书细致呈现工作中各个环节上可以节省时间的方式方法，从准备到执行，包括文具、邮件、整理资料、快捷键使用、召集会议等。此外，本书也从思考和行事模式上总结快速工作的方法，提高工作效率。本书是一本职场必备的快速工作手册。

工作中，几乎每天都要制作电子文档或电子表格、处理邮件、传递信息、布置或接收工作、召开会议等，在此期间，能否做到使用快捷键、邮件分类、记住每件任务、做好会议准备和记录等，就决定了你和快速工作者的差距。

需要简单汇报的事情，却准备了10页纸

找领导签字，去了三次他都不在

重要的邮件，反复查看收件箱也没找到

开会一小时，才发现会议内容与其中两位与会者全然无关

……

你是否也出现过上述情况？一次还是好几次？这就是工作效率低的原因。大家同在一个办公区，工作速度却参差不齐，那么工作效率高的人在你没看到的时候都做了些什么呢？木部智之著潘小多译的《快速工作法(精)》就将揭示他们的工作方法，以图文并茂的形式讲述75个诀窍，帮助你注意信息传递和输入方式，掌握高效思考模式，杜绝泡沫时间，避免重复行为，实现快速工作。

序?言

第一章 有准备才会高效

 准备

 遵守提高效率三原则

 保证迅猛的起步速度

 脚踏实地迈出第一步

 预测最耗时的环节

 三次以上就要总结技巧

 不要坚持完美主义

 期限

 出现意外时如何应对？

 独自工作更需要确定期限

 切忌深陷拖延的泥沼

第二章 让高效快速成为习惯

 文具

 颠覆网格笔记本的使用常规

 善用手账

 备一支可以“加速”的笔

 零秒选好衣服的诀窍

 邮件

 每封邮件只读一遍

 节省写问候语的时间

 按优先程度自动筛选邮件

 掌握最快速的录入顺序

 用好“未读邮件”的标记

 不让滚动条出现

 资料

 制作文档前期要靠手写

 随时存储有用的资料

 设计一个文档制作的模板

 工具栏一定要“私人定制”

 学会从打印的资料里淘宝

 快捷键

 扔掉鼠标

 必须牢记的六大快捷键

 光标快速移动技巧

 万能的Alt键

 电子表格

 你所不知道的电子表格的威力

 如何瞬间复制粘贴1000行

 四大绝技让你领略函数的魅力

 加减乘除一步搞定

 用验算杜绝致命错误

第三章 团队速度是提速的保障

 零等待

 杜绝“泡沫时间”

 凡事要当机立断

 如何拦住领导

 回复每一封邮件

 了解团队成员的反应速度

 力争“会上的问题会上解决”

 学会发邮件提醒别人联系自己

 共享邮件“24小时原则”

 表达方式

 邮件内容不要超过一张A4纸

 学会用图说话

 常备复印纸和彩笔

 输出信息时要“量力而行”

 布置工作

 下属的麻烦让他们自己解决

 理解截止日期的真正含义

 设置检查环节

 启发下属自己解决问题

 召开会议

 合理挑选与会者

 规定好会议结束时间

 表达意见要使用白板

 不开没有准备的会

 不需要凑数的发言

第四章 没时间也要挤出时间

 碎片时间

 使用传统的低端手机

 找准公交车中的最佳位置

 公交车上坐不坐，全看当日计划

 随身携带文具和笔记本

 决定好付出的底线

 聚焦当下

 打造专属自己的私人空间

 不做权宜之计

 不说自己很忙

 文件与邮件的处理不过夜

第五章 掌握思考模式，加快思考速度

 输入模式

 关注事实

 要善于改变“视点”“视野”和“视角”

 以最短的途径触及事物本质

 善于提出质疑

 不要只看绝对数字

 坚持手写

 思维模式

 不要漫无目的地思考

 快速思维的思考模式（1）利用MECE分析法把握全貌

 快速思维的思考模式（2）使用金字塔模式进行结构化分层

 快速思维的思考模式（3）解决问题的思考模式

 利用两条线建立思考模式

结语

无论是全球化的大项目，还是全部资料可以概括在一页A4纸上的小工作，都势必要跨出重要的“第一步”。而一项工作的进展快慢，往往决定于“起步”的速度。不迈出第一步，就永远无法接近终点。如果完成工作所需的时间是确定的，自然起步越快，完工越早。

听起来这么理所当然的事情，大多数人却已将其遗忘，或者是虽然意识到却难以在实际操作中实现。人们心目中的职场精英，通常是无时无刻不忙忙碌碌、手指在键盘上飞速跳动的人。这可真是大错特错。因为我刚刚说过，起步速度是决定工作效率的关键。

虽然很多人都明白应该马上着手工作，却迟迟无法启动。究其原因，是因为人们心里有一个“追求完美”的愿望。反映在现实中，有的人会为了完成好某项工作而预留出一个完整的时间段。于是，面对一项耗时约5小时的工作，就必须要凑出一段5小时长的完整时间。然而繁忙的现代人很难找到完整的时间，因此工作迟迟不能启动。还有些人对于自己的判断是否正确缺乏信心，虽然决定了要做的事情，却不知道这个决定本身是否正确，需要再给自己一些时间思考。这种想法的背后是担心失败的不安。

与此相对，工作效率高的人，深知工作中不存在完美的结果，一旦做出判断就会迅速行动起来。他们不会纠结第一时间制订的计划是不是最好的，而是坚信那个计划一定最适合自己。

曾经，我也一直在思考，是不是的确有些类型的工作需要反复斟酌和构思。但是，学会了不假思索地立即着手工作之后，我发现结果并没有什么分别，第一时间采用的方法甚至更有利于工作的推进。

当我交代下属立即做一项工作时，他们有时候会问我：“要是特别赶进度，可能效果会不好，咱们还赶吗?”这样的想法其实是不正确的。作为团队的带头人，我观察了很多下属的工作情況，发现效率高的人，其工作完成质量必然也是最佳。

这是为什么呢?原因很简单。他们首先是确保质量，在可以保证工作进度的基础上不断精进，努力提高效率。因此，初始阶段很关键，应该扎扎实实地迈出第一步。

我刚刚就职于IBM日本分公司的时候，只是一个普通的IT男，擅长写程序，电子表格(Excel)也用得得心应手，但是几乎没有制作幻灯片(PPT)的经验。8年后，我被提升为董事会秘书，也因此必须要亲自制作幻灯片。由于对这个软件完全没有经验，每次制作都要花费大量时间。尽管如此，我也并没有选择那种临时应急的所谓“捷径”，而是借助工具书和网络认真学习了幻灯片制作的基础知识。有时候，想到使用电子表格时需要得心应手，我也会内心抓狂。每当这时，我都会给自己鼓劲，告诉自己第一步做到位有多么重要。努力之后必有回报。自从我掌握了所有的技巧，制作幻灯片的时间果然大大缩短。  如果工作做得敷衍了事，不能保证质量，势必会导致“返工”。同一件事情做两遍，花费的时间可想而知。举个例子，如果别人发现你的材料中存在一处错误，他很可能会质疑你所有资料的正确性，因此一直带着不信任的态度审核所有资料，甚至可能要求你重新检查，确保数据信息没有纰漏。即使不存在其他错误，你也相当于做了原本并不需要做的多余工作。

P5-8

提高效率的诀窍隐藏得很深

我之所以动笔写这本书，是因为我希望可以将提高工作效率的各种技能分享给大家，让

每一个人都能迅速掌握并运用。在我们身边，有人每天加班加点却还是做不完工作，这些是低效的人；有人成果显著并且游刃有余，这些是高效的人。提高工作效率，是每一位职场人士的心愿，但提高效率的技巧和诀窍，却几乎没有共享的可能。究其原因，是因为虽然从结果上看，工作的快慢有目共睹，但是究竟是什么造成了速度上的差距，其过程不得而知。因此，也就很难将其传授他人，仿佛所有秘诀都藏在黑匣子里面。

以快捷键的使用为例，这是一个众所周知的技巧，但你可能无法想象，工作效率高的人使用快捷键有多么娴熟。遗憾的是，一直以来，这类提高效率的细节大都不足为道。然而，虽然是否能够熟练使用快捷键，落实到完成一个指令上相差不过数秒，但正是这样的点滴累，反映到结果上就会形成极大的差别。

当一个人资历渐长，身边的人也就不便再对其指指点点，提醒他该如何提高工作效率。如此一来，所谓的行为模式和思考模式，也就停留在低效率的水平上，日复一日，全无长进。相反，工作效率高的人一直遵循着自己的技巧，却以为这些都是理所应当，并没有想过这些都是可以与他人分享的秘诀。于是，两种类型的人差距变得越来越大。实际上，我以前也没有意识到自己的做法和别人有什么不同，直到身边同事惊讶地指出：“咦，你原来是这样做的呀！”听得多了，我才知道，自己在别人眼里是追求极速与高效的典范。当然，多年以来我都很有意识地在努力提高工作效率，只不过在被明确指出前，我以为其他人的做法和我并没有太大区别。知晓与否，实践与否，结果大不相同。

我是一名IT（信息技术）工程师，自进入IBM（国际商业机器公司）日本分公司工作起，已有 14 年。我在公司里几乎一直参与系统开发的项目，目前在规模极大、难度系数极高的系统开发项目中担任开发团队的负责人，领导数百名来自日本及中国大连的工作人员。上任之初，无论是工作进展还是工作质量，开发团队在项目组中都处于落后位置。但仅用了一年多的时间，我就让它大变身，成为遥遥领先的团队。当初接受这份工作时，团队远远落后于项目进程。为了追上大家，我不断思考如何才能最高效、最快速地出成绩。如果总是甘居末位，当然不可能有追上的一天。

至于我本人，每天从早到晚会议不断，所以必须要做到能够对几百名团队成员快速下达精准的指令，并且及时解决当天出现的问题。为了提高自己和团队成员的工作效率，我们运用了各种各样的工作诀窍，团队面貌大有改观。从进展到成果，我们都位居项目组首位。取得这样的成果，可能有人认为我们采用了一系列常人无法仿效的、难以操作的方法。其实不然。我们只是将很多普通的诀窍一点一滴地贯彻执行下来而已。就像所有工作效率高的人一样，我们并没有走什么捷径，只是掌握了很多小诀窍，同时也摸索出一些行之有效的方法。

如何避免麻烦？

本书要为大家介绍一个难登大雅之堂的技巧——当你无法在规定时间内完成任务时该如何应对。“严守期限”“拒绝拖延”“不要被各种诱惑拖下水”，这些道理我们都懂，但是在实际操作中，只靠漂亮话和大道理是行不通的。

其实，我和所有人一样，都有意志力薄弱的时候。一旦玩起游戏也会通宵达旦，难以自拔。再多自黑几句的话，我还是个特别怕麻烦的人；每天早上能多在床上赖一分钟就赖一分钟；喜欢喝啤酒到失去理智，几次想要戒掉都未能成功……这样的我都能够做到书中列举的种种技巧，各位读者大可放心实践。

或许，正是因为害怕麻烦，我才会一心想快速解决问题，搞定工作。不愿意因为任何多余的事情浪费一丝一毫的精力，这样的念头逼着我总结出这样一套工作方法。我知道，还有很多像我一样的普通人，在自己平凡而辛苦的工作岗位上，为了做出成绩而努力奋斗。衷心希望这本书能给你们带去一点儿启示和帮助。

提高处理工作的速度，是很多商务人士的愿望。然而，这绝不是最终目标。

我在工作当中非常注重速度，但是这无非是产出工作成果的手段之一，最终目的归根结底还是成果。

“思考”是决定工作成果的重要因素。在工作当中，付出多少努力去思考是非常重要的。

本书仅仅涉及了一些最基本的思考模式。虽说是最基本的，但是对于过去没有践行过这些思考方式的人来说，如果能够在实践中加以应用，工作效率一定会有显著的提高，这一点毋庸置疑。但是，有些模式并非在阅读之后就能立刻应用自如，还需要假以时日才能掌握。但是也正因如此，这些模式能够对我们的工作成果产生重大影响。

“思考”的技能，是一个广博深远的话题，本书仅仅涉及了皮毛。搁笔之前，我想指出这一点。

最近，我带领的团队规模又扩大了一倍，我也正在考虑应该改变一下工作方式。为了不会遗漏任何具体的工作，我购置了白色书写板。现在，我正在摸索如何高效地使用它，提高工作效率，收获最佳工作效果。这个摸索过程颇为愉快。

希望你也能够勇于探索自己的工作方法。在这一过程中，如果本书能够为你提供有益的参考，笔者将不胜荣幸。