帕特里克·福赛思著姚晓宁译的《如何撰写报告和提案(第4版)(精)/创造成功经典系列》是一本商务写作指南。作为第四版，本书继续为那些需要给他人留下深刻印象，需要说服同事或客户的人们提供了写作方面的沟通指南。本书解释了在写作前如何进行建设性的思考，如何提高写作技巧，并使用清晰和独特的语言，以及在报告中应该强调什么，如何利用各种媒介以有效的方式简洁明了地进行写作。

帕特里克·福赛思著姚晓宁译的《如何撰写报告和提案(第4版)(精)/创造成功经典系列》对于任何想要学习有效写作技能的人来说都是必要的。以书面的形式表达信息，以清晰和具有说服力的方式呈现提案或报告，对任何商务人士都是重要的技能。本书在如何让报告和提案打动、说服您的同事及客户方面提供了实用的建议。它将帮助你在写作技能，写作前建设性地思考，创作优秀的报告，制作有说服力的提案，使用清晰而有特点的语言，及有效地呈现数字和图表等方面获得提高。

新版本有丰富的检查清单，练习和现实生活的例子，也包含了在不同媒介影响下如何简洁写作的内容。《如何撰写报告和提案》将帮助您别具一格地呈现一个好主题。

致谢

新版说明

引言 陷阱和机会

 致命细节

 一个留下印象的重要机?

第一章 好的商务写作由什么构成

 沟通的隐患

 陷阱：严重，非常严重

 为什么写报告

 读者的期望

 读者的视角

 强大的习惯

 获得阅读

 不恰当的标准文件

 明确的意图

 达到绝对清晰

 丰厚的回报

 一个重要的机遇

第二章 创作优秀的报告

 报告的定义

 设定明确的目标

 合理的结构

 首先，开头

 正文

 结尾

 结尾后

第三章 准备写作

 为什么需要这个报告

 准备前的调查研究

 系统的方法

 摒弃旧习惯

第四章 语言的力量

 培养适当的写作风格

 读者的期望

 读者不喜欢的

 作者的方法

 语言的使用

 语言为你所用

 慎重选择语言

 要避免的错误

 遵循规则

 风格

 技术的削弱作用

第五章 数字清晰

 数字属性及盲区

 避免数字盲区

 清晰地呈现数字的方法

第六章 具有说服力的提案

 积累的过程

 关键阶段

 说服技巧

 禁忌

 建议

 报价与提案

 选择格式

 时间安排

 提案内容

 检查清单

 封面信

 提案呈现

 赢得关注

第七章 布局和呈现的贡献

 页面看起来如何

 标注重点

 展示工具

 包含的其他内容

 整体包装

后记

附言

让我们先正式定义什么是报告。

报告的定义

报告是一份书面文件，有既定目标地呈现其所选择主题的事 实，因而明确的目标必不可少。报告通常是决策的辅助工具。它 们可以是正式的或不太正式的，可以是套用已有的格式（如每月 一次的定期报告），也可以是与某些话题相关的纯粹一次性的报 告。它们的篇幅可以从一页到数百页不等，并可以有一个或多个 作者（如某委员会的报告）。如是多个作者，需要有一位主笔人， 这样会使定稿等相关事项变得更容易。

有非常多的不同类型的报告，而我们在此只讨论适合大多 数人或机构需要的类型。为了体现差异，报告可分为如下表中的几种。

简报 当管理者提供某事的可能结果的概要时使用（例如重大事情或政策的改变和/或由此产生的问题）

调查结果 可能是正式的研究，如市场调研或其他研究，列出 客户或潜在客户对某些问题的回答，以及这些信息 如何指导行动；也可能是内部的和非正式的调查， 如写出搬迁办公室对自己的影响

更新 可能总结了关于任何活动或其结果（财务业绩、产 品销售与生产力等）的一些定期信息（每周、每季 度或其他）

讨论文件 通常被定义为出方案之前的阶段，它本质上是一个 为思考或讨论提供素材的文件（并且在审查之后）， 之后可能会有一个正式而具体的提案

提案 本质上是用于说服的（很多是匿名的）

除此之外，报告的主题可能会有各种各样的内容，从一个特 定候选人在求职面试中的表现如何，到强调头脑风暴会议中的最 佳想法或针对特定行动的严密论证。但万变不离其宗的是，值得 读的报告都有明确的意图。考虑到报告的各种可能，这里讨论的 重点是最典型的报告（比如篇幅为12~40 页的报告）。读者应该牢 记自己需要撰写的报告的特点。我将在本章讨论报告的不同结构 安排，而提案单独安排在第六章阐述。

关于不同报告的内容范围的确定，在考虑把文字落实到书面 上的实际过程之前，我们先看看一份好报告的架构。这里有两个注意事项。

什么对读者有用？

什么能帮助你轻松快速地完成报告？

其中第一个问题的答案是最重要的，但幸运的是，答案中涉及的因素对第二个问题也是有价值的。这样，思考的起点就清楚明了。

设定明确的目标

首先要解决的最重要的事情就是为什么写报告？它是为了说 明什么？几乎没有报告只是“关于”一些事情。当然，它们可能 有各种意图：通知、激励等。但是，最重要的是总体目标。这又 意味着你必须清楚在报告交付和被阅读后，你想要的最终结果是什么。

例如，写一个“关于办公室搬迁的可能性”的报告就不是一 个明确的目标，而明确的目标应该是写报告来解释为什么搬迁办 公室可能是必要的，比较不同解决方案的相对优点并推荐最好的 选择。即使这可能需要列出更多的细节，如对于员工和客户等不 同群体的优 / 缺点，以及他们可能会以不同的方式受到影响，那 也是值得做而且必须要做的。

目标应从读者的角度来定义。你需要考虑如下一些问题。

哪些人是报告针对的人群？

读者是单一人群时，是否有多重需求必须被满足？

这些人想要报告的原因是什么？

他们想要什么，需要什么细节？

他们不想要什么？

他们寻找的结果是什么（他们想要了解什么，他们想要采 取什么行动，或者他们想要做出什么决定）？

因此，了解报告收件人的一些情况可能会很有帮助。当然， 你可能本来就很了解他们，例如，他们可能是与你紧密合作的同 事。如果不了解，就请问你自己如下一些问题。

他们是什么样的人（例如男 / 女，年轻 / 年老）？

你了解他们多少？

他们对报告主题的经验如何？

他们对这个话题了解多少？

他们对此的态度是什么（欢迎 / 敌对）？

他们的个人参与度如何（即这些问题如何影响他们）？

他们如何评价主题的重要性？

他们是否有可能对该主题有兴趣？

他们读完报告会如何行动？

接下来所有的事，比如你写什么，你怎么写，以及你怎么样排列，都依赖于这个首要的前提——一个明确的目标确实是一个 好报告的基础。我们将在下一章有关写作准备的内容中回到这一 点，以及讨论如何恰当地设定一个明确的目标。现在，我们来看 报告本身的实际形式。

P25-29

在繁忙的商务活动中，写作任何东西都可能是一件苦差事。 你肯定有更重要的事情要做：要与人会面，要做出决定，要采取 行动。然而，所有这些及其他事项都可能依赖于书面沟通：通过 一封信或一条备忘录也许就能安排一次会议，一个报告也许能呈 现案例和做出决定，一个提案也许能够确保让人信服地采取某些 行动或选择某个方案。

然而，阅读商务文件也可能是一个苦差事，而且，除非它们 确实被阅读、得到理解并能够积极地提示读者付诸行动，否则将 无法实现目标。商务文件写作必须值得花时间阅读。

你可能既是商务文件的读者，也是作者。在写作时，得站在 读者的角度上考虑一下。你阅读过你办公桌上的所有文件吗？你 仔细看了所读文件中的每一个词吗？你是从头到尾都读一遍呢还 是只是简单翻阅？当然，几乎所有答案都清楚地表明，并非所有 的文件都得到了平等的对待。一些文件比其他文件更有可能被阅 读。当然，有些主题需要你的注意。谁会忽略董事总经理的个人 便条呢？但事实上，有些必须阅读的文件并不具有可读性。

好的文章，尤其是易于阅读和理解的，总是会比那些粗糙的 文章得到更多的关注。然而，商务写作领域的现行标准绝不是完 美无缺的。我想，在写作此书时，如果世界上的那些正在努力撰 写文档并希望写得更好的人每人给我一英镑，那我就不用写了！ 当笔尖碰到纸张时，似乎会发生些什么，交流和有效性因而受到 影响。有一家英国酒店，它的每个房间门内都有这样的提示：“为 了安全考虑，请您在进入或离开房间时，确保门是完全关好的。” 就一句话，但它是废话（或者一项很好的技巧，如果你能做到的 话），然而有人就这样写了，打印并贴出来，显然也没有人注意到 这句话存在的问题。

为什么会这样？也许是教育的问题，或者就是因为写作者缺 乏教育。当我身处商务领域时，学校所学的确实几乎不能在需要 的那种写作上给我提供帮助。也许是缺乏反馈，或许是管理者对 呈现在他们面前的东西太宽容。如果有更多的文件被驳回，并且 必须重写，那么人们写作时会更加注意质量。

习惯也很重要。我们都渐渐形成了自己的写作风格并且可能 很难改变。更糟糕的是，坏习惯会通过实践而得到强化。例如， 在一个邀请我进行提案写作培训的电脑公司，我收到了一些当时 的典型提案，在我看来它们都是繁杂冗长的。我问他们为什么这 样写提案，原来是之前的一个提案被当作模板沿用了下来，而且 已经这样使用六年了！在这六年里，没有人真正思考过所使用的 文件格式是否恰当。这使一个新经理意识到，新订单的成功率由 于所使用的低标准的严重影响而显著下滑。

致命细节

我们都可以分辨真正糟糕的报告：结构不清晰，风格不明确， 使用过多的专业术语和令人费解的句子，使人想问“它想说什么”。 但这样的文件从其目标上来看不一定是完全失败的。报告本质上 是脆弱的。一个不合适的措辞可能会妨碍理解或影响原来可能已 经形成的积极印象。

即使是一个简单的拼写错误（而且，拼写检查器也并非绝对 可信），也可能会产生负面影响。我永远不会忘记，在咨询公司的 第一年，我负责一家乳制品公司某项提案中的一部分。经过多次 会议和审议后，我写好并提交了书面提案。一个星期过去了，我 收到了从有关公司发来的信。里面是一张纸，那是提案的标题页， 上面用红笔写了三个字“不谢你”，旁边是用红笔圈出的一个词 “乳制品（dairy）”，这个词被拼写成了“日记 (diary)”。在那之后很 长一段时间，对于所有的细节我都更加认真地检查。

第一条要不断地灌输到潜意识里的规则是检查、检查、再检 查。我珍视电脑手册上的声明：“本出版物中所提供的信息已经经 过可靠性分析。”但是我认为，没有什么是绝对的。

不管文件的问题是大是小，损害都是一样的。然而，有时候， 尽管人们看到文件时能意识到写得不好，但他们可能相信写作习 惯不能改变而对文件质量默认了。我不确定为什么。我在演讲技 能培训方面做了大量的工作，人们很少怀疑演讲技能可以通过培训来提高。但是，他们却怀疑写作水平可以通过培训来提高。

一个留下印象的重要机会

无论写作水平不高的原因是什么，如果普遍的标准偏低，那 么对于那些有较高写作水平的人来说，这时的写作则意味着一个 重要的机会，这是显而易见的。对于那些擅长写作的人来说则意 味着更多。商务写作是一项我称之为“职业”技能的能力。它不 仅对在工作中承担具体任务很重要，而且反过来，它产生的结果 对个人也很重要。糟糕的报告可能会在后续工作中困扰你——如 其他某些技能一样，在组织或职业生涯中的进步可能就取决于这 类任务的最低绩效结果。

最近，我观察了一个团体对于这个主题的内部课程的热情。 举办这个活动的经理告诉我：“没有人能在这个组织内得到晋升， 除非他们演讲做得好，报告写得好。”非常明智，并且我猜想这种 情况将会越来越常见。

因此，商务写作，特别是长文件的写作（即本书所关注的报 告和提案写作），是一项非常重要的技能。很多需要做的工作都与 文件有很大的关系，如决策、销售、财务结果或个人声誉。对于 那些在这方面可以具有杰出技能的人，存在着非常真实的机会。 你需要写的文件越多，你写的文件越重要，那么机会就越真实。  很简单，如果你写得好，那么你更有可能实现自己的业务目标。

这一点怎么强调都不过分。一份文件也许改变不了世界，但 写得好的文件会以某种方式对很多事的结果和文件作者产生影响。 事实上，你可以写得很好。我们可能并不是都拥有写出伟大

小说并因此获得成功的想法，但大多数人可以学会写出优秀的商 务文件，即根据文件的目的和想要产生的效果而写作。本书回顾 了一些更容易且更快速地（这本身就是有价值的）撰写报告和提 案的方法，最重要的是，更能实现报告和提案的目标。

好的商务写作并不难。这是一项可以通过学习和实践提升的 技能。可能需要努力，当然练习也是有帮助的，但练习也可能使 其变得更糟糕。萨默塞特·莫姆（Somerset Maugham）曾经说：“写 小说有三个规则。遗憾的是，没有人知道它们是什么。”虽然商务 写作也需要创造力，但并不特别依赖创造力，它受一定规则的约 束。规则，当然生来就是被打破的，但它确实是有用的指导，因 而规则可以帮助你完成写作。本书则讨论了如何去完成写作任务， 什么时候遵守规则，以及什么时候打破规则。

下文的要点与报告和提案都相关。关于提案的说服性的特别 之处有一个独立的章节来具体分析。内容上任何有重叠的部分都 是有意为之。

商务写作中最复杂的形式恐怕要数撰写报告和提案了，这是大多数人在商业组织工作中所不可避免的。正如人们所说，它无处不在。鉴于必须要写，你只有两个选择。第一个选择是写好，这样，将会使你所写的文件最大可能地实现你想要达到的目标。

第二个选择是蒙混过关，把它当作一件琐碎的杂事，得过且过，并且或许错过了过程中出现的机会。在某些方面，第二个选择似乎有些吸引力。有些人自认为认真对待是不值得的或者太费时间；有些人仍然相信他们不能改变自己认为是“固定”的风格。但对大多数人来说，稍做思考，就知道第二个选择根本就不应该成为一个真正的选项。

工作中通常有太多的内容与报告和提案密切相关，以致它们必须被更加认真地对待。结果是否会受影响，你的形象和预期是否如你所希望的那样，都是撰写好的报告和提案需要关注的事。

当然，这不是偶然发生的，其重要性也很容易被低估。(我看到有人说写作很容易，所有需要做的就是想想所有你知道的词，将其中一些按照正确的顺序写下来。)它当然需要一些努力，特别是当你感觉在按照自己的方式写作时。但是，所有成功的要素基本上都是常识。准备工作非常关键。一个出色的、合乎逻辑的结构创造承载内容的核心，并且开头要清晰而有吸引力。语言也很重要。如果你有明确的目标，简洁的表达及恰当的描述方式和语言风格，人们会更加愿意阅读。

记住以上这些原则，任何必要的新习惯都能够迅速被建立起来并替代旧习惯。你会发现，通过一些思考和练习，写作会更容易、更确定，并能与你的目标和预期读者很好地匹配。反过来，这又会使你的目标更有可能达成。即使是最出色的写作也挽救不了一个糟糕的提案，但是会美化你提交的任何提案，使其更有可能按照你设想的方式得到读者的研究、考虑和采纳。

通过练习，你也会发现这样的写作所花费的时间越来越少。良好的准备工作尤其可以避免费尽心思的重写，而且只要能对它进行更多的思考，就能使你对材料的编辑从一开始就更接近它的目标。如果能及时完成写作，提案和报告就会变得不那么麻烦，这本身就能让你按照正确的方式思考。

毕竟，发现你所想的正好是用来表达观点的恰当语言，是有一定乐趣的；发现它起作用并被很好地接受，则更有乐趣。毫无疑问，专业的作者在努力让目标按自己喜欢的方式实现时，承受着和所有人一样多的痛苦。但他们也把写作视为一个令自己满足的过程，即使这是事后诸葛亮，正如作家迈克尔·卡宁(MichaelKanin)所说：“我不喜欢写，但我喜欢写完。”

所以，下一个你必须写的文件将为你提供一个特别的机会。阅读本书后，你会了解一些帮助创造良好商务写作的因素。无论你当前的风格和标准如何，你都可能有新的东西可以尝试，也可能有旧的东西值得去改变和改进。

总之有两件事：第一，一些提醒(见专栏“一些写作规则”)；第二……一些写作规则

在办公室的墙壁上，你可以看到以下规则的各种版本。所有的语言都是用一种有趣的方式来表达观点，从而使规则更易于被记住。

避免不恰当的缩写。

检查有无漏字。

注意正确使用形容词和副词。

注意断句。

不要使用双重否定。

我只告诉你，情况很重要。

像一个连词应该做的那样连接好句子。

不要用非必要的逗号。

恰当使用省略号很重要。

最好不要不必要地拆分不定式。

一只有专有名词应该被大写。一句话应该以大写开头，以句末点号结束。

在合成词中使用连字符，而不是让任意两个单词组成短语。

在信件、报告和类似的文件中，使用逗号来区分一系列项目。

请注意已经闯入你的语言的不规则动词。

动词必须与它们的主题一致。

作者不得改变观点。

以介词结束句子并不妥当。

像躲瘟疫那样避免陈词滥调。

我想把最后的话留给一位特别多产的作家——艾萨克·阿西莫夫(Isaac Asimov)(他写了近五百本书，主要是科普作品和科幻小说)。当被问及如果说他只有六个月的时间他会做什么时，他只是简单地回答：“更快地打字。”显然他是一个热爱写作的人。但他的答复也是语言力量的一个很好的例子。想想他的回答多么真实地反映了他自己对生活、工作和读者的态度，而且只用了简短的两个词。

附言

通常，提案和演示必须相互配合才能成功赢得商业机会。一个好的提案及为制作它而进行的思考，都有助于准备一个好的演示方式，但同样地，一个好提案的效果也可能被乏味的演示削弱或破坏。鉴于这种联系，在这里提及另一本我写的题为《演示文稿排毒》(The Powel—Point Detox)的书是恰当的。它解决了众所周知的“PPT依赖症”的问题，其中太多的演示变成了一个冗长文字幻灯片的沉闷之旅，主持人经常逐字阅读，更糟糕的是他们脱离观众，自顾自地读。这本书建议避免这种习惯，它最好的结果是会削弱演讲的力量——最糟糕的则会断送提案——并提供一些方法让演示更生动。  通常，报告和演示会一起进行。《演示文稿排毒》，一书也提到了报告和提案引用糟糕的幻灯片的情况，尤其是那些有太多密集文字的幻灯片。因为事实上，它们只不过是简单地从文档中直接抽取了几页或者一部分。不要这样做，是本书传递的一个信息；幻灯片值得根据需要制作，这样才能起到应有的作用。

反过来，在这里还有一点值得一提：在写报告和提案时，写那些能为报告或提案创造好页面的内容。不要为了缩短制作相应幻灯片的时间，而试图修改你知道将会是报告理想内容的东西。你可能知道幻灯片和报告都是必要的，但幻灯片和报告页面是不同的，它们起不同的作用，每个都必须完成它们的特殊任务。尝试结合这两个任务，最终肯定只会导致一个糟糕的幻灯片和一个不充分的报告。让它们分开，并将它们分别做好。

帕特里克·福赛思的写作风格清晰优雅。这使他能够以组织良好。重点突出及易于应用的方式呈现信息。

——《专业营销》