在你的收件箱里现在有几封邮件呢？如果少于7封，那么你可以跳过本章；反之，我们希望你耐心地阅读本章内容。

电子邮件绝对是一项了不起的发明，它适用于下列情况：

快速联系一个或多个收件人；

在收件人离线状态下，也可传递信息；

收件人可对邮件信息再处理；

发送邮件传递信息，不会影响收件人的工作过程。

尽管电子邮件有许多优点，但如今却有很多人将它视为时间和精力的“掠夺者”。其实，错不在电子邮件，并不是电子邮件本身给我们带来了这样的烦恼。问题的关键在于，我们如何使用电子邮件。

曾经有客户来我这里咨询，告诉我这样一件事情。他的一位同事曾通过公司内部的邮件系统销售自己的二手自行车，所有的同事们都收到了这封恼人的邮件。要知道，大家耗费在阅读这种无效邮件上的时间价值，可是要比一辆破旧二手自行车的价值大得多。这可真是够烦人的。

本章接下来的内容将会告诉大家，如何将邮件使用频率保持在最低限度，从而专心投入到更重要的工作中，同时大家也不会在充斥着垃圾邮件的邮箱中错过任何重要的信息。

1.1减少收信渠道

如今人们接发信息有很多渠道，例如使用Facebook、德国XING网、LinkedIn等在线社交平台，或者成为Twitter用户的关注者。但是多一条渠道就意味着你需要花费更多的时间和精力来维护它们。

解决方案

尽可能将邮件作为线上沟通的唯一渠道。

这样做的好处

使用一条渠道接发信息有许多优点：

可以一目了然地在一处查找、回复全部信息，无须登录不同的社交平台，免于过度分散精力。

可以无障碍检索全部信件往来，无须另外思考信息来源于哪个收信渠道。

信息任你自如掌控。关闭一条社交渠道同时意味着移除那里所存储的信息。无人能够从你那获取电脑和服务器里的邮件及存储的数据信息。

关键技巧

如果有人通过其他渠道给你发送信息，尽可能通过邮件回复他，并向其说明如此做的原因。

附加建议

通过电子邮箱你甚至还可以管理传真文件和电话应答装置中的语音留言，这样一来，即使你在路上，也可以方便查阅收听这些信息。

1.2优化邮箱设置

我与莱比锡应用技术大学合作完成的工作效率调查研究显示：邮件程序设置不好会降低人的工作效率。42％的受访者称因为工作受到邮件影响而倍感压力。通过优化邮箱设置便可解决这个问题。

遵循邮件为中心工作服务的原则进行邮箱设置，采纳以下行之有效的建议：

关闭收信的声音和图标提醒。

隐藏不重要的邮件提醒信息，例如信头完整信息、邮件大小、邮件优先级等。

信件往来意味着发送新邮件伴随着接收新邮件。设置你的邮箱收取那些你真正需要的邮件，摆脱收取邮件时需要投入大量精力进行处理的困扰。

这样做的好处

你可以先发制人、更好地专注于当下的任务。除此之外你能彻底清空收件箱，而无须担心引起问题，也不必受大量邮件自动回复的困扰。工作快人一步提高了工作效率；而一味追随别人的脚步作出回应，则会饱受工作的困扰。P3-6

第1章 自如应对邮件洪流

 1.1 减少收信渠道

 1.2 优化邮箱设置

 1.3 清理收件箱

 1.4 别把收件箱错当成任务列表

 1.5 给邮件一个“家”

 1.6 处理邮件不仅仅是查看邮件

 1.7 提高邮件回复速度

 1.8 高效处理邮件的其他技巧

 1.9 为工作团队制定邮件收发规则

 1.10 使用文件收纳盒

 1.11 提高效率目标达成

第2章 告别便利贴，轻松应对数字化办公

 2.1 为文件标注存储路径

 2.2 善用电子通讯簿记录信息

 2.3 设置账户密码的技巧

 2.4 维护公共数据秩序

 2.5 使用透明内页的文件夹收集整理文件

 2.6 提高效率目标达成

第3章 灵活应对数据混乱

 3.1 重新构建有意义的数据存储体系

 3.2 引入新的数据存储体系

 3.3 工作时适用数字编号

 3.4 依照统一格式为文件数据命名

 3.5 避免文件重复归档

 3.6 避免文件重复存储

 3.7 为过时文件设置专门的存储文件夹

 3.8 推行文件存储规则

 3.9 提高效率目标达成

第4章 轻松处理团队协作

 4.1 轻松确定会议日期

 4.2 提高会议效率

 4.3 轻松应对会议记录

 4.4 理清团队权责分工

 4.5 提高效率目标达成

第5章 巧妙处理信息洪流

 5.1 更改你的收件箱设置

 5.2 创建“订阅阅读”文件夹

 5.3 将你希望之后阅读的内容集中存储在某一个位置

 5.4 一键打开常用网站

 5.5 善用“搜索”功能

 5.6 使用电子笔记工具

 5.7 提高效率目标达成

第6章 轻松管理电子设备

 6.1 合理布置电脑桌面

 6.2 将备用纸张摆放在触手可及的地方

 6.3 减轻技术部门工作人员的工作压力

 6.4 节约复印、打印文件的成本

 6.5 给设备连接线贴上标签

 6.6 标明电池电量情况

 6.7 编写设备使用方法的简化教程

 6.8 借用公共设备

 6.9 提高效率目标达成

第7章 自主掌控工作任务

 7.1 合理规划你的日程及工作任务

 7.2 制定一周工作计划

 7.3 制定每日工作计划

 7.4 任务列表亦是档案目录

 7.5 使用电子文件夹管理任务

 7.6 提高效率目标达成

通往高效数字化办公之路

2007年约根·库尔茨的第一部畅销书《极简工作I：工作中的断舍离，效率提高20％》出版了。对于他书中介绍的高效办公法，我始终深信不疑，因此欣然为其作序。

那本书主要涉及传统办公领域，围绕着如何处理纸质文件、如何使用办公用品及相关硬件设备而展开。但当下我们在办公时遇到的最头疼的问题，不再源于这些看得见摸得着的领域，而是来自信息庞杂的虚拟世界。大量待处理的邮件、不断累积的任务、持续增长的信息量，都困扰着我们。这本书便更进一步就此展开。

时至今日，我仍能回想起当初对数字化办公的奢望：以为只要轻轻地敲击一下鼠标，电脑就能自动处理好烦琐的任务；或者只要我们把那些庞杂的工作丢给智能设备，便可万事大吉。

当我们热忱地盼望着这些电子技术能为我们带来便捷时，迎来的只不过是希望的幻灭而已。难道我们需要更加强大的计算机？更多的信息存储空间？更普及的便携设备？不，都不是！我们需要的是能帮助我们处理信息洪流的方法，需要的是有人能鼓励我们善用电子设备，从而提高办公效率。

于是，约根·库尔茨开始着手，一步一步解释，如何处理成堆的邮件，如何维护数据秩序，如何泰然自若地面对爆炸的信息。

他在本书中告诉我们，怎样将传统办公与电子办公巧妙结合起来，从而轻松工作。约根-库尔茨是德国的效率专家，他帮助过数以百计的企业提高工作效率，让无数员工更好地掌控办公节奏，变得更为高效、更为成功。在效率这个话题上，他绝对经验丰富。他书中所介绍的方法从来不是纸上谈兵，已经有很多公司成功地将其运用于实践且收获颇丰。所以说，约根·库尔茨的高效办公法绝对有效！

通过这位效率专家的方法，人们的工作质量、生活质量也得以提高。约根·库尔茨再次用事实证明，高效而井然的生活触手可及，数字化办公领域也同样如此。

最后，我给大家的建议是，即刻开始将这些方法付诸实施吧，从此让生活变得更加高效而美好！

韦尔讷·提基·昆斯特马赫

在物质和信息过剩的时代，“极简”不仅是一种流行的生活态度，也是一种重要的工作态度和理念。各种电子设备中信息繁杂、凌乱极易造成信息丢失、信息混乱，是职场人士焦虑和拖延的重要原因。约根·库尔兹编著的《极简工作(Ⅱ打败拖延和焦虑从整理电脑开始)》中，德国效率专家约根？库尔兹介绍了诸如处理邮件、存储文档等众多实用的信息管理方法，帮助读者克服信息爆炸带来拖延和焦虑，大幅度提高工作效率，从容面对生活和工作。

信息时代，我们的焦虑和压力，很大程度上来自信息庞杂的虚拟世界。大量待处理的邮件、不断累积的任务、持续增长的信息量严重困扰着我们。

开会前一秒，会议需要的项目文件翻遍了好几个文件夹也没找到……

马上面临任务截止期限，可是需要登录的网站密码怎么试也不对……

文件保存在桌面，本以为好找，可是，在桌面找了三遍还没找到……

难道我们真的要将看似有用的信息全部保存下来？真的没法应对信息洪流？如何能专心投入到重要的工作中，又不担心错过任何重要信息？

约根·库尔兹编著的《极简工作(Ⅱ打败拖延和焦虑从整理电脑开始)》帮助你泰然自若地面对信息爆炸，让高效井然的工作和生活触手可及。